1. Quem somos e os papéis no tratamento
O ZapCartório (zapcartorio.net) é uma plataforma de atendimento pelo WhatsApp para cartórios, desenvolvida e operada pela Brother2 Serviços Ltda. (brother2.com.br), inscrita no CNPJ sob o nº 29.367.804/0001-05, com escritório na Av. Alfredo Ignacio Nogueira Penido, 335 — Sala 706, Parque Residencial Aquarius, São José dos Campos/SP, CEP 12246-000. E-mail oficial para assuntos de privacidade: contato@zapcartorio.net.
Para fins da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 — LGPD), os papéis variam conforme o contexto do tratamento:
- A Brother2 atua como controladora dos dados tratados no site, no cadastro e na contratação, no faturamento, no suporte e na segurança das contas — contextos em que ela própria define as finalidades do tratamento;
- O cartório atua como controlador dos dados das pessoas por ele atendidas por meio da plataforma — é o cartório quem define as finalidades desse tratamento;
- A Brother2 atua como operadora nesses atendimentos, tratando os dados em nome do cartório, conforme as instruções documentadas do cartório e o contrato, nos termos do art. 39 da LGPD.
Esta política explica quais dados coletamos, para que os usamos, com quem podemos compartilhá-los e quais são os seus direitos. Ao utilizar o ZapCartório, você declara estar ciente das práticas aqui descritas.
2. Dados que coletamos
Coletamos as seguintes categorias de dados:
- Dados de cadastro: nome, e-mail, telefone e dados da serventia/empresa informados na criação da conta;
- Dados de atendimento: mensagens, contatos, arquivos e mídias trocados pelo WhatsApp por meio da plataforma, incluindo transcrições de áudios quando o recurso estiver habilitado;
- Dados de uso: registros de acesso, ações realizadas na plataforma, métricas de atendimento;
- Dados técnicos: endereço IP, data e hora de acesso, tipo de navegador e dispositivo;
- Cookies: utilizamos cookies estritamente necessários ao funcionamento da plataforma (como autenticação de sessão). Não utilizamos cookies de publicidade. Caso venhamos a adotar ferramentas de análise ou publicidade (como Google Analytics ou Google Ads), esta seção será atualizada antes da ativação, com as informações e opções cabíveis.
3. Para que usamos os dados
- Fornecer, operar e manter a plataforma e o atendimento via WhatsApp;
- Autenticar usuários e proteger as contas;
- Prestar suporte técnico e responder solicitações;
- Gerar relatórios e métricas de atendimento para o próprio cliente;
- Comunicar alterações relevantes no serviço;
- Detectar, prevenir e corrigir falhas técnicas e usos indevidos;
- Cumprir obrigações legais e regulatórias.
4. Bases legais
Tratamos dados pessoais com fundamento nas bases legais previstas no art. 7º da LGPD, principalmente: execução de contrato (prestação do serviço contratado), cumprimento de obrigação legal, legítimo interesse (segurança, prevenção a fraudes e melhoria do serviço) e consentimento, quando aplicável. Quando o tratamento se basear em consentimento, você pode deixar de fornecê-lo — informaremos as consequências dessa negativa, que se limitam aos recursos que dependem dele.
Nos atendimentos realizados pelos cartórios por meio da plataforma, aplica-se a divisão de papéis descrita na seção 1: o cartório é o controlador e a Brother2 a operadora desses dados.
5. Integração com WhatsApp / Meta
A plataforma integra-se à API do WhatsApp Business da Meta. Ao conectar uma conta do WhatsApp Business:
- Acessamos dados da conta conforme autorizado pelo cliente;
- Processamos e armazenamos mensagens enviadas e recebidas, necessárias ao funcionamento do serviço;
- O tratamento de dados pela Meta segue a Política de Privacidade do WhatsApp e os termos da Meta.
6. Compartilhamento de dados
Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos dados apenas quando necessário, com:
- Provedores de infraestrutura e serviço (hospedagem, armazenamento, envio de e-mail), contratualmente obrigados a proteger os dados;
- Meta/WhatsApp, na medida necessária à integração;
- Autoridades públicas, quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição de autoridade competente.
7. Transferência internacional
A plataforma é hospedada em provedor de nuvem contratado (atualmente a Hetzner, com data centers nos Estados Unidos e na Alemanha). A transferência internacional ocorre, portanto, com a finalidade de hospedagem, armazenamento e operação da plataforma, pela duração da relação contratual com o cliente e dos prazos de retenção desta política, tendo como agentes a Brother2 (controladora/operadora, conforme a seção 1) e o provedor de infraestrutura (suboperador).
Essas transferências observam o art. 33 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, com salvaguardas contratuais junto ao provedor e as mesmas medidas de segurança descritas nesta política (criptografia em trânsito, controle de acesso e monitoramento). Alterações de provedor ou de país de destino serão refletidas nesta seção.
8. Segurança
Adotamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com o mercado para proteger os dados, incluindo:
- Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS);
- Controle de acesso por perfil e isolamento de dados entre contas;
- Registro e monitoramento de acessos;
- Cópias de segurança periódicas.
Nenhum sistema é infalível. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o procedimento respeita os papéis descritos na seção 1:
- Quando a Brother2 for controladora (dados de conta, contratação, faturamento e suporte), ela avalia o incidente e comunica a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares afetados, quando exigido, no prazo regulamentar de até 3 dias úteis;
- Quando a Brother2 atuar como operadora dos dados dos atendidos do cartório, comunica o incidente ao cartório sem demora injustificada, fornecendo as informações necessárias para que o cartório, na condição de controlador, realize as comunicações à ANPD e aos titulares que couberem.
9. Retenção e exclusão
Aplicamos os seguintes critérios de retenção:
- Dados cadastrais e de contratação: mantidos durante a vigência do contrato e, após o encerramento, pelos prazos prescricionais e de guarda obrigatória previstos em lei (fiscais e contratuais);
- Mensagens, mídias e documentos de atendimento: mantidos enquanto a conta do cartório estiver ativa, para consulta do histórico de atendimento pelo próprio cliente;
- Registros de acesso (logs): guardados por no mínimo 6 meses, conforme o art. 15 do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014);
- Backups: seguem ciclo próprio de rotação e são eliminados na sequência natural desse ciclo.
Encerrada a conta, o cliente pode solicitar a exportação dos seus dados antes da eliminação; em seguida, os dados são excluídos ou anonimizados, ressalvadas as hipóteses legais de guarda obrigatória. O titular também pode solicitar eliminação antecipada, nos limites da lei.
10. Seus direitos (LGPD)
Nos termos do art. 18 da LGPD, você pode solicitar a qualquer momento:
- Confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus dados;
- Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;
- Portabilidade dos dados;
- Informação sobre compartilhamentos realizados;
- Revogação do consentimento e eliminação dos dados tratados com base nele;
- Oposição a tratamento realizado em desacordo com a LGPD;
- Revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.
Para proteger os próprios titulares, poderemos solicitar comprovação de identidade antes de atender pedidos que envolvam acesso, alteração ou eliminação de dados. As solicitações são respondidas nos prazos da LGPD, e você também pode apresentar reclamação à ANPD.
Se você foi atendido por um cartório pelo WhatsApp: os dados desse atendimento são controlados pelo próprio cartório — dirija seu pedido inicialmente a ele, que é quem decide sobre esses dados. A Brother2, como operadora, apoiará o cartório no atendimento à solicitação.
11. Crianças e adolescentes
As contas da plataforma destinam-se a profissionais autorizados dos cartórios, não a menores de 18 anos. No entanto, dados de crianças e adolescentes podem aparecer nos atendimentos cartorários (por exemplo, em registros de nascimento e documentos apresentados pelos atendidos). Nesses casos, o ZapCartório trata esses dados como operador, conforme as instruções do cartório controlador, observando a LGPD — em especial o melhor interesse da criança e do adolescente e o princípio da necessidade.
12. Encarregado e contato
Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre esta política, fale com nosso encarregado pelo tratamento de dados pessoais (DPO), nos termos do art. 41 da LGPD:
- Encarregado: Alexandre Guerreiro da Fonseca Filho
- E-mail: contato@zapcartorio.net
- Site: zapcartorio.net
- Endereço: Brother2 Serviços Ltda. — CNPJ 29.367.804/0001-05 — Av. Alfredo Ignacio Nogueira Penido, 335, Sala 706, Parque Residencial Aquarius, São José dos Campos/SP, CEP 12246-000
13. Alterações desta política
Podemos atualizar esta política periodicamente. Alterações relevantes serão comunicadas nesta página, com a data de atualização indicada no topo. O uso continuado da plataforma após a publicação constitui ciência da versão vigente.